Política de Privacidad

ASPECTOS GENERALES

En desarrollo de la legislación vigente en materia de Protección de Datos Personales, PANA COLOMBIA S.A.S., (en adelante, “Pana” o la “Compañía”), reglamenta el Tratamiento de los Datos Personales de sus Usuarios, Terceros y contactos web a los cuales se le da Tratamiento.  

Al entregar cualquier tipo de información personal, el Titular ha aceptado que dicha información sea utilizada de acuerdo con el presente documento (en adelante, la “Política”), información que no será utilizada en ningún momento para propósitos diferentes a los aquí establecidos. En el evento que dicha información personal vaya a ser utilizada para otros propósitos, ésta deberá estar amparada dentro de las excepciones que prevé la normatividad, o deberá contar con una autorización expresa de su Titular, según sea el caso.

La presente Política se efectúa con el propósito de dar cumplimiento a lo exigido en la Ley 1582 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia, la cual ampara el derecho que tienen todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar la información personal sujeta a Tratamiento así como sus derechos, libertades y garantías constitucionales en materia de protección de datos. 

  •  ALCANCE

La normativa antes mencionada le será aplicable a los datos de personas naturales que se encuentran almacenados y registrados en las bases de datos administradas por Pana en calidad de Responsable. En este sentido, todas las áreas de Pana que involucren el Tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

Pana sirve como operador a cargo del otorgamiento de créditos de libre disposición a favor de sus usuarios, con recursos provenientes de su propio patrimonio. Para acceder a la plataforma de Pana, el Usuario deberá aceptar esta Política. Lo anterior lo hacemos con el fin de desarrollar nuestro objeto social.  

  •  DEFINICIONES
  1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular de los Datos Personales al Responsable del Tratamiento de la información para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  2. BASES DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables, incluyendo documentos solicitados en el proceso de vinculación como fotos a documentos, documentos soporte de operaciones o fotos del titular de la información.
  4. USUARIO: Es la persona natural mayor de dieciocho (18) años que realiza, a través de la Plataforma de Pana, su inscripción en la misma con el fin de solicitar créditos a su favor para libre destinación. 
  5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos.
  7. TITULAR: Es la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Sea usuario, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre Datos Personales a Pana.
  8. TRANSFERENCIA: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
  9. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


  •  IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

 

  • Razón Social: Pana Colombia S.A.S.
  • NIT.: 901357425 – 8
  • Dirección: Carrera 42 3 Sur 81, Medellín, Antioquia
  • Correo Electrónico: [email protected]
  • Teléfono: 300 929 1916


  •  TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD

Pana recopila, almacena, actualiza, transmite, transfiere o suprime Datos Personales de sus Titulares, para las finalidades descritas a continuación, las cuales se encuentran organizadas a través de los siguientes o grupos de interés.

5.1. USUARIOS. 

5.1.1. Pana, en ejercicio de su objeto social, recopilará la información personal del Usuario que se inscriba en la Plataforma con el fin de:

    • Solicitar créditos de libre destinación a su favor. 
    • En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1266 de 2008 y atendiendo los deberes de fuente y usuario de la información, consultar y reportar su historial crediticio ante centrales de riesgo debidamente constituidas en Colombia para efectos de determinar la viabilidad o no de la concesión del crédito solicitado por su parte o el desarrollo del mismo. 
    • Integraciones con terceros, como centrales de riesgo, aseguradoras y entidades de cobranza, cruzando la información personal del Usuario, para los efectos previamente descritos. Adicionalmente, se podrá presentar integración con plataformas de Open Banking, las cuales, con credenciales bancarias proporcionadas voluntariamente por el usuario, proveerán a Pana los movimientos bancarios en los productos pasivos y activos del cliente, accediendo de esta forma a la información transaccional del Usuario – sin lugar a modificación de la información –, datos de registro, datos de productos y servicios – que tienen que ver con datos agregados de las cuentas o productos que la persona tiene en el sistema financiero – e información de cuentas del Usuario.
    • En el marco del giro ordinario de los negocios de parte de Pana al garantizar el cobro de lo adeudado a través de las aseguradoras.  
    • Celebración de los contratos necesarios para el cumplimiento del objeto social de Pana.
    • Creación de accesos en los sistemas suministrados por Pana.
    • Elaboración y envío de pagarés generados por Pana para el perfeccionamiento del crédito solicitado. 
    • Realizar encuestas y/o sondeos de opinión y de seguimientos de calidad de los servicios.
    • Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios.
    • Envío de información a entidades administrativas, gubernamentales o judiciales.
    • Envió y/o Recepción de mensajes o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse.
    • Ejecución de obligaciones contractuales.
    • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y validación de identidad.
    • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el Usuario y Pana.
    • Usar la información de historial de crédito, consultada en centrales de riesgo en el momento del análisis de crédito, para la realización de estadísticas, análisis, creación y/o mantenimiento de modelos estadísticos y generación de tableros de seguimiento internos.
    • Brindar al usuario análisis de su salud financiera, de acuerdo con la información obtenida en los procesos de recolección de información financiera y crediticia.
    • Realización de preaprobaciones de productos de crédito ofrecidos por la entidad.
    • Invitaciones para participar en foros, virtuales o presenciales, con información de educación financiera, realizados por la entidad.
    • Realización de análisis estadísticos del perfil de los clientes negados, consolidación de tableros con métrica de negación para seguimiento del negocio, así como para la realización de calibraciones sobre los modelos de riesgo crediticio.
    • Para el remarketing de la base de datos, pudiendo realizar campañas por email, SMS o llamada que inviten al cliente a continuar con su proceso para que el mismo quede finalizado satisfactoriamente.
    • La información de los usuarios/clientes en mora podrá transmitida a centrales de riesgos y a Findorse, para iniciar los procesos de ejecución de garantía por avalista y a agencias de cobranzas para el apoyo de los procesos de recuperación de cartera.
  • Para la realización de análisis estadísticos de clientes con impagos, así como tableros de seguimiento para monitorear los indicadores financieros de Pana y además alimenta los modelos de decisión de crédito para su respectiva calibración.

 

5.2. EMPLEADOS

 

Pana utilizará los Datos Personales de sus empleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación: 


  • Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Pana en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales. 
  • Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular con Pana
  • Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Pana y mantenerlos actualizados. 
  • Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
  • Administrar los Datos Personales para que Pana, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento de sus Datos Personales. 
  • Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales esté legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Pana cumpla su deber como empleador. 
  • Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Pana en razón del vínculo laboral. 
  • Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).
  • Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes. 



  • ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS, CONSULTAS Y RECLAMOS

Todo  Titular de Datos Personales tiene derecho a realizar consultas y solicitudes a Pana de forma gratuita, con el fin de conocer, acceder, actualizar, rectificar, suprimir información, y revocar la autorización o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto al Tratamiento que Pana da a la información. El área que dará trámite a las consultas y reclamos de los Titulares será la Gerencia de Riesgos Financieros, con el apoyo del área de customer service.

El canal principal de contacto será el mecanismo de recepción de PQRS a través de la pantalla principal de la Plataforma. Esta opción se encontrará en la esquina superior derecha con el ícono de una tuerca y al continuar se deberá hacer clic en la opción contáctenos.

No obstante lo anterior, el Titular podrá contactar a Pana a través de estos otros mecanismos:

 

  • PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMO
  • Procedimiento de Consulta: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que Pana como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por Pana y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.


  • Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de Pana debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante Pana o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:


  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  •  DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a Pana con el objeto de: 

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  1.  DEBERES DE PANA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMEINTO 

Pana en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley; comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política y en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  •  PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

En el Tratamiento de Datos Personales que efectúa Pana, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho Tratamiento.

En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Pana procederá a su supresión, destrucción o devolución, según el caso, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a Pana mantener dicha información, adoptando las medidas técnicas que impidan un Tratamiento inadecuado.

  •  MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el Tratamiento de los Datos Personales objeto de regulación en esta política, Pana adoptará medidas de seguridad física, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los Datos Personales tratados.

  •  COOKIES Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN LOCAL

Pana puede usar tecnologías como “cookies” (o tecnologías similares), que almacena cierta información en el computador (“Almacenamiento Local”) y que permite la activación automática de ciertas características y el mejor uso del servicio. 

  •   CAMBIOS A LA PRESENTE POLÍTICA

Cualquier información del Titular de la cuenta se encuentra regulada por los Términos y Condiciones y la presente Política. Pana se reserva el derecho de modificarlas en cualquier momento, por lo cual se recomienda al Titular de la cuenta visitar esta página con frecuencia.

Cualquier cambio sustancial a la presente Política, en los términos será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

  •  VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente versión de la Política entró en vigencia el 15 de Septiembre de 2021.

Correo Electrónico: [email protected]